Autofill হলো Fill Handle এর একটি অংশ। এক বা একাধিক Data সম্পন্ন Cell কে Select করে Fill Handle ব্যাবহার করলে Fill Handle কোন ধরনের Data দিয়ে পরবর্তী Cell গুলি Fill করবে? অথবা Fill Handle এর Action কি হবে? তা নির্ধারণ করার যে অপশন ছোট Window আকারে Fill Handle এর নিচে দৃশ্যমান অংশটি হলো Autofill option.

Fill Handle সম্পর্কিত এই post টি পড়লে Fill Handle এর ব্যাপারে পরিষ্কার ধারনা পাওয়া যাবে।

নিচের উদাহরণটি থেকে Autofill সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা পাওয়া যেতে পারে।



উপরের ছবিতে দেখানো উদাহরনে, ৫ জন কর্মীর Shifting সংক্রান্ত Duty নিয়ে Data তৈরির করা হচ্ছে।

এখানে একই তথ্য একাধিক বার নিচের একাধিক Cell এ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। তাই এখানে Fill handle ব্যাবহার করতে হবে। Fill handle ব্যাবহার করলে তা কিভাবে অর্থাৎ কি ধরনের Data দিয়ে পরবর্তী Cell গুলি পূরণ করবে তা নির্ভর Autofill Option এ আমরা কোনটা Select করি।

Copy Fill

পূর্বে আলোচিত Fill handle post থেকে আমরা জানতে পারি।

সিলেক্টকৃত Cell এ যদি অনির্ধারনযোগ্য প্যাটার্ণ সম্বলিত Text অথবা Number থাকে, তাহলে Drag কৃত পরবর্তি Cell এ উক্ত Text অথবা Number এর Value কপি হয়।

Autofill

উপরের ছবিতে দেখতে পাই, Cell A4 e থাকা Data অনির্ধারণযোগ্য প্যাটার্ন সম্পন্ন নয়। তাই সেই data Fill Handle দিয়ে নিচের দিকের cell গুলি Fillup করলে চেষ্টা করা হলে পুরো A4 cell এ থাকা Data Format সহ Copy হয়ে যায়। Copy হবার পর Fill Handle এর নিচে একটি একটি ছোট Window 🪟 দৃশ্যমান হয়, যায় Dropdown option click করলে নিচের চারটি Option দৃশ্যমান হয়।

১. Copy Cell : যা Select করলে , Selected cell থেকে পরবর্তী Cell Data একি ভাবে Data Format সহকারে copy হয়ে যায়। যা option select না করলেও Default ভাবে কাজ করে।

২. Fill_Formatting Only: যা select করলে, Selected cell থেকে শুধুমাত্র cell এর format copy হয়ে পরবর্তী cell এ fill হয়। কোনো Data copy হয় না।

৩. Fill Without_Formatting: যা Select করলে Selected Cell থেকে শুধুমাত্র cell এর Data Copy হয়, Formatting কোনোভাবে পরবর্তী cell এ আসে না।

৪. Flash Fill: এই Option টি Data এর পূর্ব নির্ধারিত কোনো Pattern কে অনুসরণ করে এবং সেই Pattern অনুযায়ী পরবর্তি Cell সমূহ Fill করে। Flash Fill Excel এর খুব ই কার্যকরি একটি Tool যা Microsoft Excel এর ২০১৩ version এর পর থেকে পাওয়া যায়। এই টুলটি নিয়ে আলাদা একটি পোস্ট দেওয়া হবে।

Series Fill

Series Fill


পূর্বে আলোচিত Fill handle post থেকে আমরা জানতে পারি।
সিলেক্টকৃত Cell এর যদি নির্ধারনযোগ্য প্যাটার্ণ সম্বলিত Text অথবা Number  থাকে, তাহলে  Drag কৃত পরবর্তি Cell এ সেই প্যাটার্ণ চলমান থাকে।
যার কারনে B4 Cell থেকে Fill Handle দিয়ে Data Drag করে নিচের Cell গুলোতে Fill করার কারণে নির্ধারণযোগ্য প্যাটার্ণ থাকায় সেই প্যাটার্ণ অনুসরন করে ‍Series Data দিয়ে পরবর্তি Cell Fill করে। 
এইক্ষেত্রে, Autofill Option এ অতিরিক্ত একটি Option চলে আসছে যা হলো Fill Series। এই Fill Series Option টি Series তৈরী করার উদ্দেশ্যে ব্যাবহৃত হয়, যা এই উদাহরনে Default হিসেবে কার্যকর হলো।

Date Fill

Date Fill



উপরের ছবিতে C4 Cell থেকে Data Drag করে পরবর্তী cell গুলিতে Series আকারে Date Fill হলো। C4 Cell এ Data “Date Format” এর থাকার কারনে Fill Handle এর Default Setting এ তারিখ "Series” আকারে পরবর্তি Cell গুলোকে Fill করলো। এক্ষেত্রে Autofill Option এ অতিরিক্ত আরো কয়েকটি Option জড়িত হলো।
  • Fill Date: C4 এ থাকা Date Value, Fill Handle দিয়ে নিচের দিকের Cell এ টানলে, নিচের cell গুলি সয়ংক্রিয় ভাবে পরবর্তি দিনের তারিখ দিয়ে Fill হচ্ছে। একি রকমের কাজ সংঘটিত হয় Autofill Option এর "Fill Date" Option টি দ্বারা। এই option টি Date type Data এর জন্য Default ভাবে set করা থাকে।
  • Fill Weekdays: ইউরোপ আমেরিকা ভিত্তিক সময়ক্রম অনুসারে শনিবার এবং রবিবার সাপ্তাহিক ছুটি তাই, ওই দুইটি দিন বাদে ওপর দিন গুলি weekdays বা সাপ্তাহিক কর্মদিবস হিসেবে গণ্য হয়। Autofill option এ Fill Weekdays option দিয়ে পরবর্তি cell সমূহ fill করলে সেক্ষেত্রে পরবর্তি cell এর তারিখগুলো শনিবার এবং রবিবার বাদ দিয়ে এর পরের দিন (সোমবার থেকে শুক্রবার) এর দিন গুলু দিয়ে পূরণ হয়। উপরের উদাহরনে fill করা দিন গুলু কোনটি শনিবার বা রবিবার নয় তাই Fill Weekdays দেওয়ার পরেও তারিখ সমূহ আগের মতো এবং অপরিবর্তিত রয়ে গেল।
  • Fill Months: Autofill এর এই option টি সিলেক্ট করে fill করলে পরের cell এর ডাটাগুলো তারিখের ঘর অপরিবর্তিত থেকে শুধু মাসের ঘরের মধ্যে পরিবর্তন আনে অর্থাৎ ক্রমানুসারে পরের মাসের data দিয়ে পরের cell সমূহ Fill হয়।
  • Fill Years: দিন এবং মাস ছাড়া যদি বছরের তথ্য দিয়ে Data Fill করতে হয় তাহলে Autofill option এর Fill Years option টি select করতে হবে।

 Name of Days Fill



উপরের ছবিতে D4 Cell থেকে একি ভাবে Data Drag করে পরবর্তি Cell Fill করার সময় দেখা যায় এক্ষেত্রেও একইভাবে পরের দিন গুলো দিয়ে পরবর্তি Cell গুলো Fill হয়ে যায়। এক্ষেত্রেও Autofill Option এ Fill Days এবং Fill Weekdays নামে অতিরিক্ত ২ টি Option দেখা যায়, যা পূর্বের আলোচিত Date Fill Option এর মতো করে কাজ করে। একইভাবে মাসের নামকেও Fill Handle এর Autofill Option দিয়ে Series করা যায়। এছাড়াও আমরা যেকোনো কিছুকে Series আকারে ব্যবহারের জন্য Manually Series তৈরী করতে পারি। যা নিয়ে আমরা পরবর্তি পোস্টে আলোচনা করবো।

উপরের আলোচিত উপায়ে আমরা বিভিন্নভাবে Fill Handle এর Autofill Option ব্যবহার করে সয়ংক্রিয়ভাবে একাধিক Cell এ Data Fill করে থাকি।