ধরুন, আপনি এমন একটি Data নিয়ে কাজ করছেন যেটা আপনাকে আরো ৫ জন সহকর্মীর সাথে Share করতে হয়। চিন্তার বিষয় হলো আপনার সহকর্মীরা Excel এ Data Input এ এতটা দক্ষ নয়, কিন্তু আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে, আপনার Data Sheet টি সম্পূর্ন সঠিকভাবে Input হয়েছে। এক্ষেত্রে আপনার করনীয় কী?

উত্তর : আপনি বার বার Sheet টি Correct করবেন।

না, এটি একটি Smart সমাধান নয়। 

যদি এমনটা হয় যে, আপনার সহকর্মীরা কী ধরনের ডাটা Input দিবে তা আপনি আগে থেকে আপনার Datasheet এ ঠিক করে রাখলেন।

Excel এ এই কাজটি করার জন্য আপনি যে Tool এর সাহায্য নিবেন তার নাম হলো Data Validation।

চলুন জেনে নি, কী এই ডাটা Validation?


Data validation হলো Excel এর এমন একটি feature যা ব্যাবহার করা হয় কোনো নির্দিষ্ট Cell এ User দের Data Input  সীমাবদ্ধ বা restrict করা। যেমন, Data Validation ব্যাবহার করে আপনি নিশ্চিত করতে পারবেন কোনো Cell এর Value একটি Number হবে এবং তা ১ থেকে ১০ এর মধ্যে হবে, নিশ্চিত করতে পারবেন প্রতিটি Entry এর তারিখ নির্ধারিত তারিখের মধ্যে হবে, অথবা আপনি চান আপনার নির্ধারিত ৪ থেকে ৫ রকমের Data দিয়ে Cell এর Entry হবে এবং তার জন্য আপনি Drop Down ব্যবহার করতে চান। এরূপ আরো অনেক Rules দিয়ে Cell এর Data Entry সীমাবদ্ধ করা যাবে। 

উপরের প্রদত্ত ছবিতে, Data Validation ব্যবহার করা হয়েছে Dropdown ব্যাবহারের জন্য, যেখানে Data Entry এর Choice হলো  Dhaka, Chittagong, Sylhet, and Barisal. এখানে Validation ব্যাবহার হয়েছে Range B5:B16 তে, এবং Dropdown Menu দৃশ্যমান হয় যখন উক্ত Range এর কোনো Cell Select করা হচ্ছে। 



Data validation যেকোনো ধরনের নিয়ম/শর্ত বহির্ভূত Input Sheet এ অন্তর্ভুক্ত হওয়া বন্ধ করে। যেমন, নিয়ম বহির্ভূত Product Code অন্তর্ভুক্ত হওয়ায় নিচের Message এর মতো Warning ⚠️ অথবা Stop 🛑 Massage দেখানো হয়। 



Data validation কিভাবে ব্যাবহার করে?

Data validation ব্যাবহারের জন্য Data Ribbon এর Data Tools Section এ Data Validation Option দিয়ে Rules Set করতে হয়। 



Data Validation এর Rules কিভাবে Set করতে হয়?


Data Validation Option থেকে যে window টি open হয় তা থেকে ৩ টি Tab পাওয়া যায় যা দিয়ে Rules Set করতে হয়। যথা: Settings, Input Message, and Error Alert:


এখানে settings tab এ validation criteria Set করা হয়। Excel এ  আগে থেকে বেশ কিছু Option সহ Built-in validation rules Set করা আছে। এখানে কেউ চাইলে নিজ থেকে validation rules তৈরী করতে পারবে। 



Input Message tab টিতে মূলত Data Validation সম্পন্ন Cell Select করলে কী Message দেখাবে তা নির্ধারণ করা হবে। এক্ষেত্রে জেনে রাখা দরকার Input Message Tab এর প্রয়োজনীয় তথ্য Data Validation process এর জন্য বাধ্যতামূলক নয়। যদি কোনো input message set করা না হয়, তাহলে Data Validation এর Cell এ কোনো message show করে না। Cell এ কী input হলো তার সাথে Input message Option এর কোনো প্রভাব নেয়। এটি স্বাভাবিকভাবে তার Message show করে  User দেরকে কী ধরনের Data ব্যাবহার করতে হবে তার ধারণা দেয়।  


Error Alert Tab validation এর কার্যকারিতা বৃদ্ধিতে সাহায্য করে। যেমন, Validation Rules না মানা হলে যখন "Stop" rules invalid data Entry থামায় ।


এক্ষেত্রে ভুল Data input দিলে নিচে দেখানো Message User দের দেখায় ।


কিন্তু Alert Style যখন Information অথবা Warning দিয়ে সেট করে, তখন অন্য ধরনের icon দেখা যায় custom message এর সাথে, কিন্তু এক্ষেত্রে  user এই Alert ignore করতে পারবে এবং Validation মানা হয় নি এমন Value Cell এ অন্তর্ভুক্ত করতে পারবে। নিচে Error Alert Option সমূহ বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।

Stop: Stops Error ব্যাবহার করা হয় invalid data cell এ input থামানোর জন্য। এক্ষেত্রে User রা বার বার ওই Entry এর জন্য চেষ্টা করতে পারে, কিন্তু set করা value type ছাড়া অন্য কোনো value Input দিলে Data Entry হবে না একি সাথে Stop alert window দেখা যাবে যেখানে দুইটি option থাকবে একটি হলো Retry এবং অন্যটি হলো Cancel.

Warning:  এই option টি user দের সতর্ক কে যে Data Invalid। যদিও এটি Invalid Data Input থামায় না। Warning alert window তে তিনটি options থাকে: Yes (to accept invalid data), No (to edit invalid data) and Cancel (to remove the invalid data).

Information:  এই Alert Option টি user দের শুধু মাত্র জানাবে, যে এরূপ Data Type Valid না। এরূপ জানানোর ধরন কোনোভাবে Data Entry থামানোর জন্য কোনো Action নিবে না। Information alert window তে মোট ২ টি options আছে : OK to accept invalid data, and Cancel to remove it.

Data validation options :

Data Validation এর rule এর জন্য, মোট আটটি options এ validation দিয়ে user input control করা যায়।

1. Any Value : যখন কোনো validation Rules use করা হয় না তখন Any Value Validation Option টি ব্যাবহার করা হয়। উল্লেখ্য যে: পূর্বের ব্যাবহৃত Data validation মুছে ফেলার জন্য এই option টি ব্যাবহৃত হয় এবং এটি ব্যাবহারের পরও Input Message option টি তে পূর্বের উল্লেখিত কোনো Massege তা Remove না করা পর্যন্ত থাকবে এবং ওই Cell Select করলে দেখাবে। 

2. Whole Number: এক্ষেত্রে Value হিসেবে শুধু whole numbers অর্থাৎ একটি পরিপূর্ণ নম্বর ব্যাবহার করার Rules Set করার option এটি।  এটি Set করার পর এর সাথে সংশ্লিষ্ট অন্য Option সমূহ দৃশ্যমান হয়। যেমন, একটি পরিপূর্ন নম্বর ১ থেকে ১০ পর্যন্ত সীমাবদ্ধ করে দেওয়ার option এখানে দৃশ্যমান হয়। 

3. Decimal: Whole Number Option এর মত এখানে শুধু Decimal Value Set করা হয়। যেমন, Decimal option set করার পর এখানেও আমরা ২ টি Value এর মধ্যকার Data Rule Set করতে পারবো। এক্ষেত্রে উক্ত value decimal সম্পন্ন হবে। 

4. List: পূর্ব নির্ধারিত কোনো value Dropdown আকারে Validation Rules set করার ক্ষেত্রে এই option ব্যাবহার করা হয় । 

5. Date:  শুধু Date ইনপুটের জন্য Rules set করার জন্য এই option ব্যাবহার করা হয়।. যেমন, দুইটি তারিখের মধ্যকার যেকোনো তারিখ।


এভাবে আরো ৩ টি অপশন Time, Text Length এবং Custom option এ যথাক্রমে সময় এর বর্ণনা, নির্দিষ্ট পরিধির Text এবং পৃথক Formula বা Function দিয়ে Rules Set করা হয়।

Data Validation নিয়ে আরো বিস্তারিত আলোচনার জন্য সাথে থাকুন আর চোখ রাখুন Excelosphire Linkdin Page এ।


Click Here To Join Our Telegram Channel

Click Here To Join Our Linkdin Page 

                  Happy Learning 😊