ধরুন, আপনি এমন একটি Data নিয়ে কাজ করছেন যেটা আপনাকে আরো ৫ জন সহকর্মীর সাথে Share করতে হয়। চিন্তার বিষয় হলো আপনার সহকর্মীরা Excel এ Data Input এ এতটা দক্ষ নয়, কিন্তু আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে, আপনার Data Sheet টি সম্পূর্ন সঠিকভাবে Input হয়েছে। এক্ষেত্রে আপনার করনীয় কী?
উত্তর : আপনি বার বার Sheet টি Correct করবেন।
না, এটি একটি Smart সমাধান নয়।
যদি এমনটা হয় যে, আপনার সহকর্মীরা কী ধরনের ডাটা Input দিবে তা আপনি আগে থেকে আপনার Datasheet এ ঠিক করে রাখলেন।
Excel এ এই কাজটি করার জন্য আপনি যে Tool এর সাহায্য নিবেন তার নাম হলো Data Validation।
চলুন জেনে নি, কী এই ডাটা Validation?
Data validation হলো Excel এর এমন একটি feature যা ব্যাবহার করা হয় কোনো নির্দিষ্ট Cell এ User দের Data Input সীমাবদ্ধ বা restrict করা। যেমন, Data Validation ব্যাবহার করে আপনি নিশ্চিত করতে পারবেন কোনো Cell এর Value একটি Number হবে এবং তা ১ থেকে ১০ এর মধ্যে হবে, নিশ্চিত করতে পারবেন প্রতিটি Entry এর তারিখ নির্ধারিত তারিখের মধ্যে হবে, অথবা আপনি চান আপনার নির্ধারিত ৪ থেকে ৫ রকমের Data দিয়ে Cell এর Entry হবে এবং তার জন্য আপনি Drop Down ব্যবহার করতে চান। এরূপ আরো অনেক Rules দিয়ে Cell এর Data Entry সীমাবদ্ধ করা যাবে।
উপরের প্রদত্ত ছবিতে, Data Validation ব্যবহার করা হয়েছে Dropdown ব্যাবহারের জন্য, যেখানে Data Entry এর Choice হলো Dhaka, Chittagong, Sylhet, and Barisal. এখানে Validation ব্যাবহার হয়েছে Range B5:B16 তে, এবং Dropdown Menu দৃশ্যমান হয় যখন উক্ত Range এর কোনো Cell Select করা হচ্ছে।
Data validation যেকোনো ধরনের নিয়ম/শর্ত বহির্ভূত Input Sheet এ অন্তর্ভুক্ত হওয়া বন্ধ করে। যেমন, নিয়ম বহির্ভূত Product Code অন্তর্ভুক্ত হওয়ায় নিচের Message এর মতো Warning ⚠️ অথবা Stop 🛑 Massage দেখানো হয়।
Data Validation এর Rules কিভাবে Set করতে হয়?
Data validation options :
Data Validation এর rule এর জন্য, মোট আটটি options এ validation দিয়ে user input control করা যায়।
1. Any Value : যখন কোনো validation Rules use করা হয় না তখন Any Value Validation Option টি ব্যাবহার করা হয়। উল্লেখ্য যে: পূর্বের ব্যাবহৃত Data validation মুছে ফেলার জন্য এই option টি ব্যাবহৃত হয় এবং এটি ব্যাবহারের পরও Input Message option টি তে পূর্বের উল্লেখিত কোনো Massege তা Remove না করা পর্যন্ত থাকবে এবং ওই Cell Select করলে দেখাবে।
2. Whole Number: এক্ষেত্রে Value হিসেবে শুধু whole numbers অর্থাৎ একটি পরিপূর্ণ নম্বর ব্যাবহার করার Rules Set করার option এটি। এটি Set করার পর এর সাথে সংশ্লিষ্ট অন্য Option সমূহ দৃশ্যমান হয়। যেমন, একটি পরিপূর্ন নম্বর ১ থেকে ১০ পর্যন্ত সীমাবদ্ধ করে দেওয়ার option এখানে দৃশ্যমান হয়।
3. Decimal: Whole Number Option এর মত এখানে শুধু Decimal Value Set করা হয়। যেমন, Decimal option set করার পর এখানেও আমরা ২ টি Value এর মধ্যকার Data Rule Set করতে পারবো। এক্ষেত্রে উক্ত value decimal সম্পন্ন হবে।
4. List: পূর্ব নির্ধারিত কোনো value Dropdown আকারে Validation Rules set করার ক্ষেত্রে এই option ব্যাবহার করা হয় ।
5. Date: শুধু Date ইনপুটের জন্য Rules set করার জন্য এই option ব্যাবহার করা হয়।. যেমন, দুইটি তারিখের মধ্যকার যেকোনো তারিখ।
এভাবে আরো ৩ টি অপশন Time, Text Length এবং Custom option এ যথাক্রমে সময় এর বর্ণনা, নির্দিষ্ট পরিধির Text এবং পৃথক Formula বা Function দিয়ে Rules Set করা হয়।
Data Validation নিয়ে আরো বিস্তারিত আলোচনার জন্য সাথে থাকুন আর চোখ রাখুন Excelosphire Linkdin Page এ।
0 Comments